Kwartiermaker Bestuurssecretariaat

Organisatie

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.  

Opdracht

Het team bestuurssecretariaat heeft de afgelopen periode diverse personeelswisselingen gehad. Het team is daardoor onderbezet geweest en heeft niet altijd de beoogde kwaliteit van dienstverlening kunnen leveren. Mede hierdoor staat het team nog niet. Daarnaast zijn processen nog niet eenduidig en efficiënt ingericht waardoor werkzaamheden soms veel tijd kosten. Als meewerkend kwartiermaker van het secretariaat van Gemeente De Bilt schaak je op 2 borden tegelijk. De eerste opdracht is om met het team de dagelijkse dienstverlening te laten doordraaien. Daarnaast leg je de basis voor een toekomstbestendig bestuurssecretariaat, zodat het team na je vertrek stabiel verder kan. 

De opdracht van het team is ervoor te zorgen dat de agenda’s van onze burgemeester, wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Het ontzorgen en ondersteunen waar nodig. De teamleden hebben een grote mate van verantwoordelijkheid en werken hiervoor nauw samen met het eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie. 

De dagen van het team zijn gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden heeft het team een grote rol in de bestuurs- en managementprocessen.  Denk aan de juiste routing van vergaderstukken en besluiten.  

De opdracht voor de kwartiermaker is te zorgen voor: 

• • Directe begeleiding en aansturing voor de secretaresses; 

• • Een plan om met ingang van 1 januari 2026 het secretariaat structureel goed te laten draaien; 

• • Het invullen van bestaande vacatures;

• • Kwalitatieve ondersteuning voor de strategisch managers/ambtelijk opdrachtgevers; 

• • Werkprocessen (w.o. het MT proces) efficiënter en effectiever in te richten. 

Vereisten 

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurssecretariaat van een gemeente;
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende;
3. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau.

Gunningscriteria 

4. Aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een (bestuurs-)secretariaat (40 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met met proces van College- en raadsbesluiten en -voorstellen. Idem voor Directiebesluiten (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met Office365 (15 punten);
7. Aantoonbare ervaring met digitaal zaakgericht werken en Raadsinformatiesystemen (15 punten).

Competenties 

• • Natuurlijk leider 

• • In staat een team uit te uitdagen om verder te groeien 

• • Oog voor de wensen van het MT en B&W 

• • Energie krijgen van een team in opbouw 

• • Analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: Nee.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 8 mei 2025 van 10.00 uur tot 13.00 uur. 

Geïnteresseerd?

Stuur jouw contactgegevens en CV naar info@1uptraining.nl of reageer direct via de knop bovenaan de pagina ‘Apply now’. De reactie termijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 6 mei 2025, 09.00 uur, wij ontvangen graag jouw reactie uiterlijk 1 dag voor sluiting van de opdracht.