Facilitair Servicedesk Medewerker tijdelijke (opvang)locaties- Programma Vluchtelingen

Algemene informatie

Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Duur: 6 maanden, 3 x 6 maanden verlenging mogelijk
Uren per week: 36 uur
Locatie: Rotterdam

Let op! 3 FTE gezocht

Waar ben jij van?

Als facilitair servicedesk medewerker ben je de spin in ’t web als het gaat om vragen op facilitair gebied. Dezefunctievraagtomeenproactieve,stressbestendigeen servicegerichte medewerker, die het leuk vindt om te werken in een zeer dynamische werkomgeving. Zo draag je bij aan een fijne goed geordende werk- en woonomgeving voor jouw collega’s en de vluchtelingen.

Jouw functie

Als facilitair servicedesk medewerker ondersteun en ontzorg je de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers. Je wordt samen met een andere collega het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen die binnenkomen en zorgt voor een goede coördinatie van al deze vragen. Dit zijn veelal (storings)meldingen, maar kunnen ook vragen en/of wensen zijn. Elke melding wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid. Je durft door te vragen, indien de probleem- of vraagstelling niet goed geformuleerd is, totdat jij duidelijk hebt wat het probleem is. Vragen of meldingen handel je zelfstandig af door uit te zoeken wie verantwoordelijk is of zet je door naar de huismeester of een externe leverancier. Complexere situaties zet je door naar de facilitair locatiemanager of escaleer je naar de juiste persoon. Vervolgens zet je de juiste lijnen uit om de melding af te handelen en houdt de aanvrager op de hoogte van de voortgang. Je communiceert met collega’s, accounthouders, zorgpartijen en leveranciers.

Het is belangrijk dat je het overzicht houdt over alle meldingen. Staat een melding te lang open dan bel of mail je de uitvoerder en zorg je dat het alsnog geregeld wordt. Is de melding afgehandeld dan koppel je dat terug aan de melder.

Je hebt dus een echt cruciale rol, bent veelzijdig bezig en jouw taken zijn zeer verschillend. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Alle facilitaire meldingen die binnenkomen beoordelen
• Rapportages maken op basis van de meldingen
• Facturen accorderen
• Meldingen escaleren wanneer nodig
• Borgen van alle meldingen in het meldingenbeheersysteem (FMIS)
• Uitzetten van acties bij elke melding naar personen en/of partijen
• Voortgang bewaken, terugkoppelingen verzorgen, etc,
• Alle administratieve handelingen die daaruit voortkomen
• Aansturen huismeester (planning en taken)
• 1e Aanspreekpunt voor in- en externe partijen zoals leveranciers
• Communicatie met melders, leveranciers en andere stakeholders
• Beheren en archivering van documenten in MS Teams
• Wekelijks aandachtspunten binnen locaties en trends doorspreken met facilitair locatiemanagers

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een facilitair servicedesk medewerker in een zeer uitdagende omgeving en werkveld. Het werken in dit project kan uitdagend zijn omdat de tijdsdruk regelmatig hoog is. Je houdt ervan om te pionieren in een zeer complexe en dynamische omgeving. Ondanks de dagelijkse hectiek blijf je rustig en behoud je het overzicht. Je bent accuraat, gaat secuur te werk en treedt proactief op indien nodig.

Het steeds schakelen met verschillende partijen en werkzaamheden geeft jou energie. Wel vraagt dit ook om sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Je kan omgaan met belangentegenstellingen. Het is hiervoor van belang dat je stressbestendig bent. Je gaat zelfstandig en projectmatig te werk, houdt van afwisseling en bent in staat om structuur en overzicht aan te brengen en prioriteiten te stellen die leiden tot een optimale dienstverlening. Je werkt nauw samen met de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers. Door de facilitair locatiemanagers te ontzorgen kunnen zij zich focussen op de complexere vraagstukken.

Deze inhuuropdracht wordt toegekend via een aanbestedingsprocedure. De opdrachtgever heeft specifieke eisen en wensen opgesteld. Om in aanmerking te komen, moet je voldoen aan de gestelde eisen. Daarnaast kun je extra punten verdienen door aan de wensen tegemoet te komen

Eisen

• Een afgeronde HBO Facility Management opleiding;
• Minimaal 6 maanden ervaring in de functie van servicedesk medewerker;
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken;
• Aantoonbare werkervaring met documentbeheer en archivering;
• Aantoonbare beheersing van Microsoft Suite, opgedaan vanuit eerdere werkervaring.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met een meldingsbeheersysteem (FMIS).;
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van een functionele mailbox;
• Aantoonbare ervaring met het werken met vluchtelingen;
• Aantoonbare werkervaring in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners;
• Ervaring met het werken aan de hand van demarcatielijsten, opgedaan uit werkervaring.

De afdeling

Het programmabureau faciliteert het programma Vluchtelingen in praktische zin. We houden ons bezig met advisering en uitvoering van de bedrijfsvoering, en in het bijzonder: HR, ICT, inkoop, huisvesting, financiën, juridische zaken en informatiebeheer en interne communicatie. We geven bijvoorbeeld uitvoering aan: vastlegging en bewaking van middelen, contracten en opdrachten. Daarnaast zorgen we ervoor dat we voldoende op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in de programma-organisatie, zodat we kunnen ‘meebewegen’ en proactief kunnen adviseren.

Het team Facilitair zorgt ervoor dat tijdelijke (opvang)locaties een fijne plek zijn om te wonen. De kerntaak van het team Facilitair is het inrichten en beheren van tijdelijke opvanglocaties. Binnen dit team komen echt alle onderdelen van het facilitaire werkveld langs en door de schaalgrootte van het aantal opvanglocaties is deze functie zeer gevarieerd.

Onze organisatie

Het programma Vluchtelingen voert taken uit op het gebied van de vluchtelingencrisis. Het programma is gestart in 2022, toen de vluchtelingenstroom uit Oekraïne op gang kwam. Het team facilitair is onderdeel van het programmabureau Vluchtelingen. Het team Facilitair is verantwoordelijk voor het beheer van diverse panden waar vluchtelingen verblijven en de coördinatie van alle bijbehorende facilitaire diensten, zodat alles soepel en veilig verloopt. Dit omvat onder andere het waarborgen van brandveiligheid, een efficiënte afvalverwerking, schoonmaak en hygiëne en het waarborgen van een goed functionerend internet. Daarnaast zorgt het team facilitair onder meer voor de inrichting van de panden, een duurzaam voorraadbeheer, een vlotte logistieke afhandeling en de beveiliging. Het team facilitair is de schakel tussen vastgoed en de sociale partijen met betrekking tot het technisch beheer van de gebouwen.

Geef in het cv duidelijk per eis en wens aan in hoeverre je aan het profiel voldoet.